Assistente amministrativo: cosa fa e competenze necessarie

L' assistente amministrativo ha la responsabilità di supportare le attività amministrative e gestionali di un’azienda. Il suo ruolo è fondamentale per garantire l'efficienza operativa dell'organizzazione, in quanto coordina le attività quotidiane, gestisce la documentazione e svolge compiti di segreteria, lavorando a stretto contatto con il management e con i diversi dipartimenti aziendali.

Cosa fa un assistente amministrativo?

Sebbene il suo ruolo vari a seconda del settore e dell’azienda presso cui lavora, le mansioni principali di un assistente amministrativo includono:

• l’ archiviazione e la gestione di documenti, pratiche, fatture, contratti e comunicazioni aziendali, la loro organizzazione e conservazione;
• la scrittura e l’invio di e-mail, lettere ufficiali e comunicazioni interne ed esterne, garantendo un flusso di informazioni efficace tra i vari reparti e con i partner o clienti;
• la gestione delle chiamate del comparto organizzativo e l’ organizzazione di appuntamenti e riunioni;
• l’emissione e la registrazione di fatture e pagamenti;
• la gestione di piccoli budget;
• la collaborazione con il reparto contabile nella gestione delle finanze aziendali;
• la preparazione di report periodici, presentazioni o documenti richiesti dal management, assicurandosi che i dati siano aggiornati e accurati;
• la gestione dell’ inventario d’ufficio.

Le skills principali

Le sue competenze devono essere un mix di skills tecniche e skills trasversali, vediamole nel dettaglio.

Abilità comunicative

La capacità di saper comunicare in modo efficace è una competenza necessaria in quasi tutti i campi. Competenze di comunicazione scritta migliorano la qualità della corrispondenza d'ufficio e possono essere particolarmente utili quando è necessario redigere lettere, discorsi o promemoria per un dirigente. Le capacità verbali sono invece utili quando si hanno conversazioni al telefono o di persona, quando si partecipa a riunioni e si tengono conversazioni con i clienti.

Organizzazione

È importante in ogni luogo di lavoro, specialmente per gli assistenti amministrativi che, spesso, gestiscono contemporaneamente molte attività e informazioni. I professionisti possono infatti essere chiamati a gestire il calendario dei dirigenti e i sistemi gestionali, e devono dunque essere abili nell'archiviazione e nel recupero dei documenti, nella pianificazione, nella delega e nella gestione dell'ufficio.

Time Management

La gestione del tempo ottimale permette di essere puntuali nelle consegne e di pianificare quindi il proprio tempo in modo da poter completare tutti i compiti assegnati. Le doti di Time Management garantiscono dunque puntualità, rispetto delle deadline e assegnazione delle priorità, anche quando sorgono problemi imprevisti.

Problem-solving

Quando cambiano i programmi o sorgono nuove sfide, la capacità di risolvere i problemi è una skill preziosa. Se riesce a essere flessibile, pensare rapidamente e in modo creativo, può risolvere i problemi con facilità. Non solo: chi possiede doti di problem-solving è anche aperto a chiedere aiuto e a collaborare con i membri del team per superare le sfide.

Come diventare assistente amministrativo e quanto si guadagna

Per lavorare come assistente amministrativo la laurea (in Scienze Politiche, Giurisprudenza o Economia) è consigliabile ma non indispensabile. Anche un diploma di ragioneria è sufficiente, in quanto dà accesso alle nozioni di base in tema di diritto, gestione dei documenti, contabilità ed economia.
Fondamentale è però conoscere la normativa vigente relativa alle pratiche amministrative e burocratiche, di aziende private o pubbliche a seconda di dove si svolgerà l’impiego. Inoltre, un buon assistente amministrativo deve padroneggiare la strumentazione disponibile in ufficio e avere quindi buone competenze informatiche.

Aver fatto esperienza come impiegato amministrativo, addetto al back office o al data entry, rappresenta un requisito preferenziale. Infine, lo stipendio di un assistente amministrativo, in Italia, è in media di 1.200 - 1.500 euro al mese (fonte: Glassdoor.it ).

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