Management Assistent

Jij houdt van overzicht, krijgt energie van dynamiek en wilt werken op het snijvlak van business, mensen en organisatie. Als Management Assistent van de HR Director ben jij degene die ervoor zorgt dat alles soepel loopt. Van een strak georganiseerde agenda tot een internationale meeting of HR-event: jij regelt het. Heb jij al ervaring opgedaan binnen een corporate omgeving en wil je jezelf verder ontwikkelen richting een veelzijdige ondersteunende rol binnen HR? Dan is dit een mooie volgende stap.

In deze rol ben je de rechterhand van de HR Director en ondersteun je daarnaast het bredere HR-team. Je werkt in een internationale omgeving waarin Engels de voertaal is en waarin geen dag hetzelfde is. Je houdt het overzicht, ziet wat er nodig is en wacht niet af tot iemand je vertelt wat je moet doen. Je schakelt makkelijk tussen verschillende stakeholders en vindt het leuk om zaken van A tot Z te organiseren.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van de agenda van de HR Director en plannen van interne en externe afspraken.
• Organiseren en voorbereiden van meetings, trainingen en HR-events.
• Coördineren van praktische zaken rondom bijeenkomsten, zoals locaties, catering en vergaderruimtes.
• Boeken van reizen en verwerken van declaraties.
• Beantwoorden en afhandelen van e-mails, telefoontjes en andere correspondentie.
• Ondersteunen bij administratieve processen rondom contracten, leveranciers, offertes en purchase orders.
• Samenwerken met andere Management Assistants en fungeren als back-up wanneer dat nodig is.
• Meedenken over hoe meetings en events slimmer, creatiever en leuker georganiseerd kunnen worden.

Kortom: jij zorgt dat de HR Director en het team hun werk goed kunnen doen.

Je krijgt een veelzijdige rol waarin je dicht op het management en HR zit en daardoor in korte tijd veel kunt leren.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een salaris van €3.500 tot €4.500 bruto per maand, afhankelijk van ervaring.
• Een dienstverband van 32 tot 40 uur per week.
• Een internationale werkomgeving met veel dynamiek.
• Veel ruimte om initiatief te nemen en jezelf verder te ontwikkelen.
• Een rol waarin jouw bijdrage direct zichtbaar is.
• Een professioneel en betrokken team waarin samenwerking centraal staat.

Je gaat aan de slag bij een internationale FMCG-organisatie met bekende merken. Je werkt vanuit Utrecht in een professionele, energieke en internationale corporate omgeving. De cultuur is open en ambitieus. Mensen werken samen, nemen initiatief en krijgen de ruimte om zichzelf te ontwikkelen. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook aandacht voor een prettige werksfeer en werkplezier. Je werkt samen met verschillende teams en stakeholders, waardoor je snel een breed netwerk opbouwt binnen de organisatie.

Voor deze rol zoeken we niet per se iemand die al jarenlang Management Assistant is. We zijn juist benieuwd naar young professionals, met HR ervaring, die al een stevige corporate basis hebben en klaar zijn voor een volgende stap.

Je herkent jezelf in het volgende:

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur een secretariële, business- of vergelijkbare opleiding afgerond.
• Je hebt al relevante werkervaring binnen een corporate omgeving.
• Je hebt affiniteit met HR en vindt het interessant om meer te leren over mensen, teams en organisaties.
• Je bent organisatorisch sterk en krijgt energie van regelen, coördineren en vooruitdenken.
• Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en stakeholders.
• Je bent proactief: zie je iets dat beter of slimmer kan, dan kom je in actie.
• Je communiceert professioneel en makkelijk in zowel Nederlands als Engels.
• Je bent handig met MS Office, met name Word en Excel. Ervaring met SAP is mooi meegenomen.
• Je bent discreet en begrijpt dat je binnen HR met vertrouwelijke informatie werkt.

Ervaring als Management Assistant is een plus, maar geen must. Corporate HR ervaring, een professionele mindset en de drive om jezelf verder te ontwikkelen vinden we minstens zo belangrijk.

Heb jij al een paar jaar corporate ervaring en denk je: dit past bij mij? Dan komen we graag met je in contact. Laat van je horen en ontdek of deze rol jouw volgende carrièrestap kan zijn.

Interesse? Solliciteer middels onderstaande button, of neem contact op via jeanine.westland@topsecretaries.nl