担当者が不在のときの基本対応
電話を受けたときに担当者が席を外している場合は、その状況を失礼なく伝える必要があります。英語でも、相手を不安にさせない伝え方が大切です。
よく使う不在対応フレーズ
席を外していること、会議中であること、戻り予定があることなどを伝える表現を押さえると、落ち着いて対応しやすくなります。代わりにできる案内もあわせて覚えると便利です。
印象を良くするポイント
不在を伝えるだけで終わらず、折り返しや伝言の案内まで行うと、相手も安心しやすくなります。気配りが伝わる応対を意識することが重要です。英語対応のあるお仕事をお探しならぜひアデコにご登録ください。
英語の電話を応対する際の「不在対応」のシーンでよく利用されるフレーズについて学びます。
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QUIZ：
ABC株式会社に勤める青山南さん。
ある日の午後、かかってきた電話に出たところ、相手は英語を話しています。
相手はSmithさんに代わってほしいといっていますが、Smithさんは少し席を外しているようです。この場合の青山さんの返答として、もっともふさわしいものをA～Dのなかから選んでください。
A. I am sorry, but Mr. Smith is in the restroom.
B. I am sorry, but Mr. Smith is having a break right now.
C. I am sorry, but Mr. Smith is away from his desk at the moment.
D. I am sorry, but Mr. Smith is too busy to talk to you.
正解 C
訳すと「申し訳ございません。Smithはただいま席をはずしております」となり、今回のような場合の一般的な返答です。日本語では「席」を用いますが、英語では「席」にあたる表現として、"seat"ではなく"desk"を用いる点に注意してください。
＜ポイント＞
Cの回答に続けて、下記のように伝言を預かる必要があるかどうかを確認するとよいでしょう。
そのほかの選択肢についての解説
単に席を外しているだけの場合に、具体的な理由を答える必要はありません。
A: こういった情報は、実際にそうであっても、一般的に伝える必要はありません。
B: 休憩であることを伝えると、状況や時間帯などによっては、受け手に好ましくない印象を与えることもあるので、伝える必要はありません。
D: 業務が忙しく電話に出ることが難しいことは、日常的によくありますが、そういった状況を相手に伝える必要はありません。
電話を取り次ぐ相手が不在にしている理由はさまざまです。
ここでは、いくつかの表現を紹介しますので、必要に応じて利用してください。
電話の相手
: Could I speak with 【担当者名】, please?
あなた
: I am sorry, but 【担当者名】 (A)
Could I take a message?
【(A)の文章例】
電話の相手
: Yes. Could you please ask him/her to call me later?
